Passer du papier au numérique, défi relevé par notre service comptabilité !

Une transition entamée dès 2007.  Le Groupe SELI-LOGIFI était alors pionnier sur le sujet. Micheline, notre Responsable Administratif et Financier, revient sur les étapes clés de cette transformation numérique. 

La 1ière GED, (Gestion Electronique Documentaire), Novaxel, uniquement interne avait pour objectif de numériser le maximum de documents de transport (lettres de voiture, tickets de pesée, …). L’objectif était de pouvoir mettre à disposition des clients désireux de recevoir ces documents, un accès direct à cette documentation. Cette première étape s’est traduite par le développement de la plateforme NOVAWEB. L’intérêt du service administratif était aussi de se dégager de tâches peu valorisantes : faire des photocopies des documents de transport à annexer à la facture client.

Autre bénéfice pour les équipes : répondre rapidement aux partenaires sur la réception des documents, la bonne réalisation du transport, etc…. Il était devenu très facile de retrouver un document numérisé et classé selon une architecture bien définie plutôt que d’avoir à retrouver le bon document dans une boîte archivée.

Micheline témoigne : « petit à petit, nous avons demandé à nos fournisseurs de nous envoyer les documents uniquement numérisés.  Au début il a fallu convaincre, puis avec la pratique ils ont constaté l’intérêt pour eux également. »

Par la suite, la GED a évolué. Depuis cet outil, les factures sont envoyées directement au destinataire qui a la possibilité de suivre la réception et de télécharger ce document.

D’autres fonctionnalités clés ont été développées : l’envoi des relances auprès des clients pour les factures non soldées, mais aussi l’émission des relevés de paiement auprès des fournisseurs. Le zéro papier prend toute sa légitimité et sa dimension.

Cette étape de GED partagée a facilité la transition de manière fulgurante en améliorant les procédures et la communication.

Même si les bonnes vieilles méthodes peuvent être rassurantes, c’est avec le temps que l’on voit les avantages.

« Cette dématérialisation nous a permis d’alléger les procédures, de faciliter les recherches documentaires, de favoriser une transmission ultra rapide, de répondre quasi immédiatement à nos clients et partenaires. Je ne me vois pas revenir en arrière. La planète gagne et nous aussi ! » explique notre responsable administratif et financier.

D’autres avantages ont été constatés comme la forte réduction des frais d’affranchissement et des besoins de stockage d’archives.

 « La formation sur la GED et la réflexion collective sur le choix de l’architecture informatique pouvant nous permettre de rechercher et trouver rapidement les documents, ont été essentielles. La GED c’est notre armoire organisée avec ses étagères, ses dossiers et ses sous-dossiers. Nous avons choisi une arborescence par dossier partenaire. Nous nous sommes vite habitués ! La croissance de l’entreprise a nourri ces usages car nous n’aurions pas pu absorber cette croissance avec les anciennes méthodes.»

Toute la documentation passe par la GED aussi bien en réception qu’en émission. « Aujourd’hui nous recevons seulement 3 à 5% de factures papier. »

Le peu de papier consommé est rigoureusement choisi (écolabel FSC) et les impressions sont limitées (L’usage recto/verso est la règle).

Les modes de paiement aussi suivent la démarche 0 papier : « Depuis 2ans, on ne fait presque plus de chèques. Par an,  nous sommes passés de 4 800 à moins de 100 ! »

« Le 0 papier c’est un progrès constant ! Nous venons de passer sur une nouvelle GED, la 3ième depuis 2007. Les process novateurs vont pouvoir rapprocher nos factures achats de notre logiciel métier via l’intelligence artificielle. »

A cette nouvelle étape s’ajoute l’objectif pour 2025 de dématérialisation des frais généraux. Micheline et son équipe relèveront le défi avec brio et enthousiasme !